Privacyverklaring Sol Psychotherapie B.V.
Deze privacyverklaring is het laatst aangepast op 9 december 2023
Uw privacy is voor Sol Psychotherapie B.V. (hierna: Sol Psychotherapie) van groot belang. Wij houden dan ook rekening met de relevante wet- en regelgeving over privacy, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (hierna: AVG). Dit betekent dat wij:
- Onze doeleinden duidelijk vastleggen, voordat wij uw persoonlijke gegevens verwerken, via deze privacyverklaring;
- Zo min mogelijk persoonlijke gegevens opslaan en enkel de gegevens die nodig zijn voor onze doeleinden;
- Expliciet toestemming vragen voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens, mocht toestemming verplicht zijn;
- Benodigde beveiligingsmaatregelen treffen om uw persoonlijke gegevens te beschermen. Wij leggen deze verplichtingen ook op aan partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken;
- Uw rechten respecteren, zoals het recht op inzage, correctie of verwijdering van uw bij ons verwerkte persoonsgegevens.
Voor welke doeleinden gebruiken wij uw persoonsgegevens?
Wij verkrijgen verschillende persoonsgegevens van u. Per doeleinde geven wij aan welke gegevens wij van u verkrijgen, met welke doel wij deze gegevens verwerken en hoelang die worden bewaard. Als u vragen heeft of wilt weten wat we precies van u bijhouden, neem dan contact met ons op. De contactgegevens staan onderaan in deze privacyverklaring.
Contact
Wanneer je ons een e-mailbericht stuurt, een vraag stelt via het contactformulier op de website, ons telefonisch benadert, of op een andere manier contact met ons opneemt, dan ga je in op ons aanbod om met ons in contact te treden (uitvoering van de overeenkomst).
Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:
- Naam
- Zakelijke informatie (indien je vanuit zakelijk oogpunt contact opneemt)
- Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
- Eventuele informatie die je zelf invult als inhoud van een bericht
- IP-adres
Wij slaan deze contactmomenten met de door jou verstrekte persoonsgegevens op voor het uitvoeren van het contact. We bewaren deze informatie, zo lang als dat nodig is voor dit contact of tot maximaal 2 jaar nadat wij voor het laatst contact met jou hebben gehad, omdat we er zeker van willen zijn dat we jouw vraag goed hebben afgehandeld.
Aanvraag adviesgesprek
Het is mogelijk om een adviesgesprek aan te vragen, daarvoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:
- Naam
- Telefoon
- E-mailadres
- Verwijsbrief
- Verslag adviesgesprek
Uw contactgegevens (naam, telefoon, e-mailadres) bewaren wij maximaal 1 jaar. Met uw toestemming bewaren wij ook het verslag van het adviesgesprek ter voorbereiding op het eventueel sluiten van een behandelovereenkomst. Ook dit verslag bewaren wij – met uw toestemming – maximaal 1 jaar als blijkt dat er geen behandelovereenkomst tot stand komt. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken door ons een e-mail te sturen.
Wanneer een behandelovereenkomst tot stand komt, bewaren wij deze gegevens in uw medisch dossier. Wij bewaren het medisch dossier tot 20 jaar na de laatste wijziging in het medisch dossier.
Aanmelden zorg
Aanmelden voor zorg bij Sol Psychotherapie is mogelijk via uw huisarts of bedrijfsarts (via Zorgdomein) of via het aanmeldformulier op onze website. Zodra wij uw aanmelding via de website of een verwijsbrief van uw huisarts of bedrijfsarts hebben ontvangen, nemen wij contact met u op. Voor uw aanmelding verwerken wij de volgende persoonsgegevens:
- Naam
- Telefoon
- E-mailadres
- Verwijsbrief
Uw contactgegevens (naam, telefoon, e-mailadres) bewaren wij maximaal 1 jaar. Met uw toestemming bewaren wij ook de verwijsbrief ter voorbereiding op het eventueel sluiten van een behandelovereenkomst. Ook de verwijsbrief bewaren wij – met uw toestemming – maximaal 1 jaar als blijkt dat er geen behandelovereenkomst tot stand komt. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken door ons een e-mail te sturen.
Wanneer een behandelovereenkomst tot stand komt, bewaren wij deze gegevens in uw medisch dossier. Wij bewaren het medisch dossier tot 20 jaar na de laatste wijziging in het medisch dossier.
Zorgverlening
Wij zijn op grond van de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) verplicht om een medisch dossier bij te houden van iedere cliënt waaraan wij zorg verlenen. Dit medisch dossier is opgeslagen in ons Elektronisch Patiëntendossier (hierna: EPD) en bevat de volgende persoonsgegevens:
- NAW-gegevens
- Contactgegevens
- Geslacht
- Geboortedatum, geboorteplaats
- Verwijsbrief
- Cliëntnummer
- Burgerservicenummer (BSN)
- Gegevens over zorgverzekering
- Financiële gegevens
- Opleidingsniveau
- Soort identiteitsdocument en WID-nummer
- Gegevens in het kader van de zorg (bijvoorbeeld locatie, maar ook medische behoefte, gezondheidsgegevens, uitslagen van onderzoeken, diagnoses, zorgplannen en indicaties, correspondentie en documenten waarin informatie staat over de cliënt)
Het verwerken van bijzondere persoonsgegevens is vanwege de gevoelige aard ervan verboden, tenzij er een wettelijke uitzondering van toepassing is. Sol Psychotherapie kan zich voor het verwerken van de gegevens uit het medisch dossier op een dergelijke uitzondering beroepen. Cliënten hebben met ons een behandelingsovereenkomst gesloten. Op basis van deze uitzonderingsgrond mogen wij daarom medische (en andere bijzondere) persoonsgegevens verwerken. In spoedgevallen of noodsituaties kan het bovendien voorkomen dat wij bijzondere persoonsgegevens moeten delen met zorgverleners. Dat doen wij op basis van een andere uitzonderingsgrond: de bescherming van de vitale belangen van onze cliënten. Deze bijzondere persoonsgegevens bewaren wij tot 20 jaar vanaf de laatste wijziging in het medisch dossier.
Naast de persoonsgegevens van cliënten, worden ook persoonsgegevens van de contactpersonen van de cliënten verwerkt:
- NAW-gegevens
- Contactgegevens
- Relatie tot de cliënt
Ook worden in het EPD persoonsgegevens van professionals, medewerkers en organisaties waar Sol Psychotherapie mee samenwerkt, verwerkt:
- Voorletters, voornaam, achternaam
- Geslacht
- Contactgegevens
- Functie en afdeling
- Code Medewerker
- Academische titel
- AGB-code/ Specificatie-code zorgverlener
- BIG-registratienummer
- NIP-registratienummer
- SKJ-registratienummer
- NVPA-registratienummer
- RBCZ-registratienummer
- Personeelsnummer
Wij verwerken deze gegevens op basis van een behandelingsovereenkomst met de cliënt. Wij bewaren het medisch dossier tot 20 jaar na de laatste wijziging in het medisch dossier.
NiceDay App
Wij maken voor onze dienstverlening gebruik van het behandelplatform, het cliëntportaal en de eHealth applicatie NiceDay. NiceDay is een digitaal platform waarbij u een connectie heeft via de NiceDay app met een behandelaar van Sol Psychotherapie. Op die manier kan gebruik gemaakt worden van beeldbellen of chat. Voor het gebruik van de NiceDay App is registratie verplicht. Na registratie wordt een account aangemaakt, waarmee u kunt inloggen met uw e-mailadres en zelfgekozen wachtwoord. Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:
- Voor- en achternaam
- E-mailadres
- Zelfgekozen wachtwoord
- IP-adres
Wij verwerken deze persoonsgegevens om uw behandeling online aan te kunnen bieden. Wij bewaren deze informatie, totdat u het account opheft. Voor meer informatie kunt u de privacyverklaring van NiceDay raadplegen.
Solliciteren
Heeft u gereageerd op één van onze vacatures of heeft u een open sollicitatie ingestuurd? Hiervoor gebruiken wij:
- Voor- en achternaam
- E-mailadres
- Curriculum Vitae
- Toelichting/Motivatiebrief
- Beschikbaarheid en eventuele referenties
- Eventuele overige informatie die u meestuurt met uw sollicitatie
Wij verwerken uw persoonsgegevens om uw sollicitatie in behandeling te kunnen nemen. Uw sollicitatiegegevens bewaren wij ter voorbereiding op het eventueel sluiten van een arbeidsovereenkomst. We bewaren uw gegevens uiterlijk vier (4) weken als blijkt dat u de functie niet heeft gekregen. We kunnen u vragen om de gegevens langer te bewaren omdat we wellicht in de toekomst een passende functie voor u hebben.
Wanneer we u op dit moment geen functie kunnen aanbieden, kunnen we – met uw toestemming – de sollicitatiegegevens nog een jaar langer bewaren. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken door ons een e-mail te sturen.
Wanneer u bij ons komt werken, bewaren wij uw sollicitatiegegevens in uw personeelsdossier. Dit dossier wordt bewaard zolang dit noodzakelijk is en ten aanzien van de sollicitatiegegevens tot maximaal twee jaar na indiensttreding.
Verstrekking aan derden
Sol Psychotherapie deelt uw gegevens enkel met derden, wanneer dit op basis van de huidige wetgeving is toegestaan. Het kan voorkomen dat wij uw persoonsgegevens aan derde partijen verstrekken, omdat:
- Wij hen hebben ingeschakeld om bepaalde gegevens te verwerken;
- Wij daar een wettelijke grondslag voor hebben;
- Wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf).
De partijen die in onze of uw opdracht persoonsgegevens verwerken zijn:
- IT-leveranciers en -dienstverleners
- Hostingpartij
- Hulpmiddelenleveranciers
- Telecomleveranciers
- Cookiedienstverleners
- Betalingsdienstverleners en incassobureaus
- Postorderbedrijven
- Marketingbedrijven
- Partners
- Externe consultants en tussenpersonen
- Zorgverzekeraars
- Zorgorganisaties
- Overheidsdiensten (o.a. de Belastingdienst, gemeenten)
Het kan zo zijn dat wij voor onze dienstverlening gebruikmaken van derde partijen die gevestigd zijn in een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER). In dat geval zorgen wij dat er passende waarborgen zijn genomen om uw privacy te beschermen.
Beveiliging
Beveiliging van persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Om uw privacy te beschermen, nemen wij de volgende maatregelen:
- Toegang tot persoonsgegevens wordt afgeschermd met een gebruikersnaam en wachtwoord;
- Toegang tot persoonsgegevens wordt afgeschermd met een gebruikersnaam en een login token;
- Wij maken gebruik van beveiligde verbindingen (Secure Sockets Layer of SSL) waarmee alle informatie tussen u en onze website wordt afgeschermd wanneer u persoonsgegevens invoert;
- Wij houden logs bij van alle opvragingen van persoonsgegevens;
- Wij nemen fysieke maatregelen zoals sloten en kluizen voor toegangsbescherming van de systemen waarin persoonsgegevens opgeslagen zijn;
- De gegevens worden na ontvangst opgeslagen in een apart, afgeschermd systeem;
- Wij zijn ISO 9001 gecertificeerd.
Welke privacyrechten heeft u?
- Recht op inzage: u hebt het recht de persoonsgegevens die wij van u verwerken, in te zien.
- Recht op rectificatie: u hebt het recht de persoonsgegevens die wij van u verwerken, te corrigeren of aan te vullen indien deze onjuist of onvolledig zijn.
- Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, waaronder tegen direct marketing.
- Recht op verwijdering: u kunt ons verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen.
- Recht om uw toestemming in te trekken: indien u ons toestemming hebt gegeven om persoonsgegevens te verwerken, dan kunt u deze toestemming op ieder moment intrekken.
- Recht op overdraagbaarheid van gegevens: indien het technisch mogelijk is, heeft u het recht om de persoonsgegevens die wij van u verwerken te laten overdragen aan een derde partij.
- Recht op beperking van de verwerking: in sommige gevallen kunt u ons verzoeken om het verwerken van uw persoonsgegeven (al dan niet tijdelijk) te beperken.
Bij uw verzoek kunnen wij u vragen om u te identificeren. Wij vragen hiervoor gegevens op om er zeker van te zijn dat u de juiste persoon bent aan wie de persoonsgegevens toebehoren.
Wij zullen in principe binnen 30 dagen aan uw verzoek voldoen. Deze termijn kan echter worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke privacyrechten of de complexiteit van het verzoek. Als wij deze termijn verlengen, zullen wij u daarvan tijdig op de hoogte stellen.
Indien u één van uw rechten wilt uitoefenen, dan kunt u dat kenbaar maken via info@sol-psychotherapie.nl.
Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wanneer onze dienstverlening wijzigt, moeten wij natuurlijk ook de privacyverklaring aanpassen. Let dus altijd op de datum bovenaan in dit document en kijk regelmatig of er nieuwe versies zijn.
Vragen of klacht indienen
Als u vragen heeft, of een klacht in wilt dienen over het gebruik van uw persoonsgegevens, dan kunt u een e-mail sturen naar info@sol-psychotherapie.nl. Wij pakken elke vraag en klacht intern op en communiceren dit verder met u.
Als u vindt dat wij u niet op de juiste manier helpen, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Deze heet de Autoriteit Persoonsgegevens.
Contactgegevens
Sol Psychotherapie B.V.
Stationsplein 45
3013 AK Rotterdam
E-mailadres: info@sol-psychotherapie.nl
Telefoon: 085 019 7549
KvK nummer: 80076645
